Este obligatorīu să trecem seria și numărul cărții de identitate pe avizul de însoțire a mărfii?

Ce prevede legislația financiar-contabilă în ceea ce privește conținutul

Există o confuzie frecventă în practica contabilă și logistică legată de obligația de a consemna seria și numărul actului de identitate pe documentele de transport. Mulți operatori economici cred că această informație este esențială pentru validitatea juridică a actelor, însă realitatea legislativă și contabilă dictează altceva.

Ultimele știri

Ilie Bolojan cere indexarea pensiilor și salariilor în 2027, la pachet cu tăieri drastice de cheltuieliGest impresionat după cursa de coșmar Flydubai: Ambasada Israelului în România laudă un adevărat erouTollRo în funcțiune: ce se schimbă pentru șoferi de la 1 octombrieExecuție eșuată a condamnată la moarte Christa Pike, transportată la spital în agonie inutilă

Nu există o obligație legală sau contabilă de a completa seria și numărul cartii de identitate (CI) a persoanei care întocmește avizul, nici măcar în cazul șoferului sau al delegatului.

Mai mult, o astfel de cerință poate fi considerată excesivă și contrazice direct principiile fundamentale ale Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR).

Să analizăm mai întâi ce reprezintă, în termeni tehnici și legali, avizul de însoțire a mărfii, cunoscut sub codul 14-3-6A. Acest document este reglementat prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, care stabilește cadrul pentru documentele financiar-contabile.

Rolul său principal este acela de a servi drept act de însoțire a bunurilor în timpul transportului. Totodată, avizul poate sta la baza întocmirii ulterioare a facturii, în funcție de situația specifică. El acționează și ca o dispoziție de transfer a valorilor materiale între gestiuni ale aceleiași entități, dar care sunt dispersate teritorial.

În alte cazuri, documentul funcționează ca act de primire în gestiune sau de descarcare din gestiune pentru bunurile cedate cu titlu gratuit.

Avizul este utilizat în principal de entitățile care nu au posibilitatea de a emite factura în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor valori materiale. De asemenea, se poate întocmi în alte situații stabilite prin procedurile interne ale companiei.

Un aspect important de reținut este că, dacă prețul unitar și valoarea totală nu sunt inscrise direct pe aviz, aceste date trebuie să fie regăsite într-un alt document justificativ, care va sta la baza înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.

Pentru transferul de bunuri între gestiunile aceleiași entități, dispersate teritorial, sau pentru transportul bunurilor cedate cu titlu gratuit – precum mostre, bunuri date pentru stimularea vânzărilor sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoționale etc. – avizul trebuie să poarte mențiunea „Fără factură”, după caz.

În cazul în care avizul este emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terți, se face mențiunea specifică „Pentru prelucrare la terți”.

Ce prevede legislația financiar-contabilă în ceea ce privește conținutul acestui document?

Conform Normelor generale, incluse în Anexa nr. 1, punctul 2 din Ordinul MFP nr. 2634/2015, orice document justificativ trebuie să conțină un set minim de elemente obligatorii.

Acestea includ: denumirea documentului, numărul și data, identificarea părților participante, datele cantitative și valorice, precum și numele, prenumele și semnătura persoanelor care Legislația nu solicită explicit seria și numărul CI ale emitentului sau al întocmitorului.

Când documentul este întocmit și procesat prin sisteme informatice, semnătura fizică poate fi înlocuită prin proceduri interne de identificare.

Deși modelul orientativ al avizului (cod 14-3-6A, Anexa 3) include rubrici pentru numele delegatului, actul de identitate (serie și număr) și mijlocul de transport, prezența acestor câmpuri în șablonul standard nu le face obligatorii în toate circumstanțele. Articolul 4, alineatul 2, și Anexa 1, punctul 22 din Ordinul nr. 2634/2015 prevăd în mod expres faptul că fiecare entitate poate adapta modelele documentelor financiar-contabile în funcție de specificul activității și de necesitățile sale.

Condiția esențială este ca elementele minimale obligatorii să fie păstrate. Astfel, rubrica din modelul orientativ nu impune obligatoriu completarea seriei și numărului CI.

Practic, ce trebuie să completați concret pe aviz?

Cum se aplică regulile GDPR în acest context?

Completarea seriei și numărului CI pe un document fizic de transport, care circulă între furnizor, caraus și client, înseamnă prelucrarea și divulgarea unor date cu caracter personal.

În acest scenariu, devin aplicabile regulile europene și naționale de protecție a datelor.

Principiul reducerii la minimum a datelor, stipulat în articolul 5, alineatul (1), litera c) din GDPR, susține că datele personale colectate și inscrise pe documente trebuie să fie adecvate, relevante și limitate la ceea ce este strict necesar în raport cu scopul prelucrării.

Scopul avizului este dovedirea predării și a transportului mărfii. Pentru a atinge acest obiectiv, șoferul poate fi identificat eficient prin alte mijloace, mai puțin intrusive.

De exemplu, este suficientă menționarea numelui și prenumelui, a numărului de înmatriculare al vehiculului, sau, eventual, a numărului delegației sau al ordinului de transport. Nu este necesară expunerea datelor din actul de identitate. Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor Personale (ANSPDCP) subliniază constant necesitatea aplicării principiului privacy by design (articolul 25 din GDPR).

Autoritatea recomandă revizuirea procedurilor interne pentru a evita colectarea și divulgarea excesivă a datelor din actul de identitate (CI/CNP) pe inscrisuri de teren sau de transport.

Practic, ce trebuie să completați concret pe aviz? Pentru persoana care emite sau întocmește avizul, este suficient să treceți numele și prenumele, să adăugați semnătura sau identificarea din sistemul informatic, iar seria și numărul CI pot fi omise.

Pentru șofer sau delegat, este suficient să menționați numele, prenumele și numărul auto, alături de semnătura de primire sau predare. Eliminarea seriei și numărului CI de pe exemplarele avizului care circulă la terți este pe deplin legală. Această practică protejează datele personale ale angajaților și colaboratorilor împotriva divulgării nejustificate.

În plus, este util să menționăm că, pentru a asigura conformitatea și eficiența, multe companii adoptă soluții digitale. De exemplu, utilizarea softurilor specializate pentru contabili, integrate cu instrumente de inteligență artificială, poate facilita verificările și reconcilierile rapide. Există resurse educaționale ample, cum ar fi ghidurile practice pentru contabili din diverse domenii, inclusiv construcții, care actualizează cunoștințele legate de noutățile din Codul Fiscal. Aceste instrumente ajută la gestionarea corectă a documentelor și a obligațiilor fiscale.

Un exemplu relevant de complexitate fiscală apare în situațiile în care o firmă românească, neplătitoare de TVA, dar cu cod de TVA pentru servicii internaționale, facturează servicii de intermediere către o firmă din Germania care nu mai are un cod valid de TVA. În astfel de cazuri, obligațiile declarative și regimul de facturare necesită o analiză detaliată.

Similar, refacturarea cheltuielilor de cazare în Ungarie pentru o societate care are cod de TVA atribuit de statul maghiar pentru servicii de construcții implică reguli specifice de armonizare fiscală.

Alte scenarii includ asocierea în participare pentru construcția și închirierea unei hale, unde o societate plătitoare de impozit pe profit și TVA achiziționează un teren, construiește o hală și apoi o închiriază.

Sau, în cazul panourilor fotovoltaice, achiziționate în scopul revânzării, unde societatea formează o echipă de montatori și intenționează să efectueze și montajul, punând probleme legate de timbrul verde și clasificarea corectă a veniturilor.

Aceste exemple ilustrează cât de variat este peisajul contabil, dar principiul de bază rămâne același: simplificarea documentelor prin eliminarea datelor personale excesive nu doar că este permisă, ci este încurajată de legislația modernă de protecție a datelor. Prin urmare, entitățile ar trebui să revizuiască șabloanele lor de avize de însoțire a mărfii, asigurându-se că respectă atât cerințele Ordinului 2634/2015, cât și directivele GDPR, pentru a oferi o protecție optimă datelor angajaților și partenerilor de afaceri.

Sursă: fiscalitatea

Conținut scris de redacția noastră actesidrepturi.ro / Redactia Fiscalitatea și asistat AI.