Cum să încadraţi corect cheltuielile pentru un eveniment de companie?

Ce sunt cheltuielile de protocol

Acestea sunt suportate pentru a menţine și dezvolta relaţii de afaceri cu partenerii identificaţi. Ele includ, de regulă, mese, băuturi, cadouri sau organizarea de evenimente reprezentative adresate clienţilor și colaboratorilor.

Ce sunt cheltuielile de publicitate

Caracteristicile principale sunt:

• au un caracter de reprezentare și ospitalitate;
• beneficiarii sunt persoane sau firme identificate (clienţi, colaboratori);
• nu urmăresc promovarea publică a activităţii contribuabilului, ci consolidarea relaţiilor existente.

Documente justificative necesare

Aceste cheltuieli urmăresc promovarea activităţii economice, a produselor sau a serviciilor, cu scopul de a genera beneficii economice viitoare. Ele se caracterizează prin orientarea către un public, fie el larg sau ţintit, și prin obiectivul de a creşte notorietatea, atracţia sau loialitatea clienţilor.

1. Scopul popularizării – evenimentul trebuie să facă cunoscută compania, produsele sau serviciile.
2. Atragerea de noi clienţi – participanţii trebuie să fie, în principal, persoane fără relaţii de afaceri anterioare cu societatea.
3. Perioadă limitată – campania trebuie să se desfășoare într-un interval de timp determinat.
4. Mijloace specifice – se folosesc mesaje publicitare, spoturi, bannere, pliante sau mostre pentru testarea produsului.

• Referință de necesitate / program de marketing – document aprobat care explică scopul evenimentului, criteriile de selecție a participanţilor și legătura cu creşterea potenţială a vânzărilor.
• Liste de distribuţie – chiar dacă nu este obligatoriu să se menţioneze PNPC-ul fiecărui beneficiar pentru bunuri sub 100 lei, este recomandat să existe o listă cu produse premiate sau dovezi interne (bonuri de consum, liste de companii partenere).
• Contract scris – cheltuielile de publicitate trebuie să se bazeze pe un contract clar care descrie serviciile și formele de promovare (de exemplu, contract cu organizatorul sau agenţia de publicitate).
• Strategia de marketing – dovada că evenimentul face parte dintr-o strategie de promovare sau lansare de produse noi.
• Dovezi materiale – brosuri, pliante, insigne, invitaţii care precizează în mod explicit scopul promoţional.
• Hotărâre a administratorului / a consiliului de administrație – decizia de aprobare a programului și a bugetului aferent.

Pentru a nu vedea cheltuielile de organizare a unui eveniment reduse la protocol (cu limitarea deductibilităţii la 2% din profit) sau transformate în avantaje în natură pentru angajaţi, societatea trebuie să respecte următoarele principii:

• Să se asigure că evenimentul are un scop clar de promovare și nu doar de relaţionare.
• Să păstreze toate documentele justificative menţionate mai sus, în ordine cronologică.
• Să obţină aprobarea prealabilă a conducerii, prin hotărâre oficială.
• Să evite acordarea de beneficii nejustificate angajaţilor în cadrul evenimentului, altfel acestea ar putea fi considerate avantaje în natură.

Cum să evitaţi ajustările fiscale

Respectând aceste reguli, veţi putea încadra corect cheltuielile pentru evenimentul companiei, veţi beneficia de deductibilitatea completă în cazul publicităţii şi veţi reduce riscul de controale fiscale.