Cât timp trebuie să păstrezi documentele contabile: Ghid complet

Cât timp păstrezi documentele contabile?

Dacă ești antreprenor sau responsabil cu contabilitatea unei firme, o întrebare te preocupă constant: cât timp trebuie să păstrezi documentele contabile? Smart Bill te ajută să gestionezi facturile și documentele cu ușurință, oferind o soluție gratuită pentru a începe.

Termenul general de arhivare: 5 ani

Legea contabilității (Legea 82/1991) stabilește un termen general de păstrare în arhivă de 5 ani pentru următoarele:

Registrele de contabilitate obligatorii Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor contabile Statele de salarii

Important este că cei 5 ani se calculează de la data de 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar.

Așadar, documentele aferente anului 2024 trebuie păstrate până la 1 iulie 2030. Este o regulă simplă, dar crucială pentru a evita problemele.

Excepții de la regula celor 5 ani

Există situații în care termenul standard de 5 ani nu se aplică. Două excepții importante sunt:

1. Bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani: Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu o durată de viață mai mare de 5 ani (de exemplu, utilaje, clădiri) se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Dacă ai achiziționat un utilaj cu o durată de viață de 10 ani, factura trebuie păstrată timp de 10 ani. 2. Situații financiare și rapoarte contabile: Situațiile financiare anuale și rapoartele contabile intermediare (semestriale) trebuie păstrate în arhivă timp de 10 ani.

Aceste termene se aplică atât arhivei fizice, cât și celei electronice.

Arhivarea electronică: ce documente poți digitaliza?

Arhivele tale sunt în siguranță?

Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 permite entităților să păstreze documentele financiar-contabile pe suport electronic, fie la domiciliul fiscal, fie la sediul social sau la sediile secundare. Poți alege să arhivezi documentele pe hârtie sau în format electronic, în funcție de preferințele tale și de resursele disponibile.

În cazul arhivării electronice, nu este obligatoriu să respecți prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Astfel, poți arhiva electronic următoarele:

Registrele de contabilitate obligatorii (registru-jurnal, registru-inventar, cartea mare). Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară.

Documente justificative: ce trebuie să salvezi?

Lista documentelor justificative este lungă, dar iată câteva dintre cele mai întâlnite în activitatea unei companii:

Facturi (în special cele primite prin sistemul e-Factura, care circulă în format electronic). Avize de însoțire a mărfii. Cât timp păstrezi facturile legale? Bonuri de consum. Bonuri de transfer. Note de recepție și constatare de diferențe.

Dispoziții de livrare. Chitanțe. Deconturi de cheltuieli. Decizii de imputare.

Statele de salarii: un termen de arhivare redus

O veste bună pentru angajatori: legislația recentă a redus semnificativ termenul de arhivare pentru statele de salarii, de la 50 de ani la doar 5 ani. Această modificare se aplică statelor de salarii pentru care angajatorul depune declarația informativă privind impozitul reținut la sursă (Declarația 112).

Statele de plată nu mai trebuie tipărite fizic decât dacă salariile sunt plătite în numerar, caz în care se semnează ca dovadă a achitării.

Documente de personal: semnătură electronică

În cazul documentelor de personal (contracte individuale de muncă, acte adiționale), este posibilă semnarea exclusiv electronică de către angajat și angajator, eliminând astfel necesitatea tipăririi și semnării fizice. Totuși, această variantă este valabilă doar dacă ambele părți utilizează o semnătură electronică calificată sau avansată.